Artikelserie „Compliance im Mittelstand" – Teil 9

E-Mail-Accounts von Mitarbeitern und Datenschutz

Eine krankheitsbedingte Abwesenheit, der Verdacht einer Straftat oder aber Leistungs- und Verhaltenskontrollen: Es gibt viele Gründe, weswegen Arbeitgeber Zugriff auf E-Mail- Accounts ihrer Mitarbeiter nehmen möchten. Inwieweit dies erlaubt ist, hängt mit davon ab, ob die Mitarbeiter ihren dienstlichen E-Mail-Account auch zu privaten Zwecken nutzen dürfen oder ob eine ausschließlich dienstlich Nutzung vorbehalten ist.

Nutzen Mitarbeiter ihren dienstlichen E-Mail Account auch zu privaten Zwecken, so gelten unterschiedliche Datenschutzregelungen als bei rein geschäftlicher Nutzung. - Foto: © C. Momius - Fotolia.com
Nutzen Mitarbeiter ihren dienstlichen E-Mail Account auch zu privaten Zwecken, so gelten unterschiedliche Datenschutzregelungen als bei rein geschäftlicher Nutzung. - Foto: © C. Momius - Fotolia.com

Sowohl bei einer gestatteten privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts als auch bei einer rein geschäftlichen Nutzung sind bei einer Einsichtnahme in den E-Mail-Account durch den Arbeitgeber die Vorgaben des Datenschutzrechts zu beachten. Beim Zugriff auf ein rein dienstlich genutztes Postfach wird die Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, und dabei insbesondere die Frage der Verhältnismäßigkeit der Einsichtnahme, in aller Regel zugunsten des Arbeitgebers ausfallen. Hier drohen grundsätzlich keine schweren Beeinträchtigungen des Persönlichkeitsrechts des betroffenen Mitarbeiters. Aufgrund der potenziellen Gefahr eines derartigen Eingriffs wird die Einsichtnahme des Arbeitgebers bei erlaubter Privatnutzung aber in der Regel scheitern.

Will der Arbeitgeber beispielsweise im Krankheitsfall eines Mitarbeiters bei diesem eingehende E-Mails einsehen, so ist dies nur ausnahmsweise erlaubt, wenn er ein berechtigtes Interesse nachweist und ihm keine mildere Handlungsalternative zur Verfügung steht. Eine solche existiert jedoch regelmäßig, weil der Arbeitgeber versuchen kann, den Mitarbeiter zu erreichen und ihn zur Übermittlung der erforderlichen Informationen aufzufordern. Auch kann ihm das Abwarten der Genesung des Mitarbeiters zumutbar sein. Ein weiteres milderes Mittel wäre die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz, verbunden mit der Bitte, die Nachricht an einen anderen Mitar-beiter zu versenden. Eine automatische Weiterleitung der E-Mails würde jedoch daran scheitern, dass nicht zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails unterschieden wird. Bei einem anderen Problem, das sich aus der privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts ergibt, scheint die Rechtsprechung den Arbeitgebern aber entgegenzukommen. So wird die Auffassung, dass der Zugriff eine strafbare Verletzung des Fernmeldegeheimnisses darstellt, in jüngerer Zeit von immer mehr Gerichten verneint. Allgemein gilt, dass Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern gestatten, den dienstlichen E-Mail-Account auch privat zu nutzen, im Vorfeld eines Zugriffs die Befugnis hierzu und die damit verbunden datenschutzrechtlichen Fragen vertraglich mit den Arbeitnehmern regeln sollten.

Für Fragen und Anregungen nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Ansprechpartner

RA Marcel Kouskoutis

E-Mail: kouskoutis@vci.de